일정을 효과적으로 계획하는 것은 생산성을 극대화하고 성공적인 업무 수행을 위한 핵심 요소입니다. 따라서 효과적인 일정계획방법의 수립은 우리의 작업을 조직화하고 우선순위를 정하는 데 도움이 되며, 작업의 효율성과 집중도를 높여줍니다. 이 글에서는 효과적으로 작업하기 위해 일정을 계획하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
효과적인 일정계획방법
1. 작업 목록 작성
먼저, 수행해야 할 모든 작업을 목록으로 작성하세요. 이때 각 작업의 세부사항, 마감일 및 중요도 등을 포함시켜야 합니다.
작업 목록은 모든 업무와 과제를 한눈에 파악할 수 있도록 도와줍니다.
2. 우선순위 설정
작업 목록에서 가장 중요하고 긴급한 작업에 우선순위를 부여하세요. ABCDE 방법이나 Eisenhower Matrix와 같은 도구를 사용하여 업무들을 분류하고, 핵심과 제외할 수 있는 업무들을 구분하세요. 우선 순위 설정은 중요한 일에 집중하여 최상의 결과를 얻기 위해 필수적입니다.
3. 시간 추정
각 작업에 소요되는 예상 시간을 추정하세요. 이를 통해 어느 정도의 시간이 필요한지 파악할 수 있으며, 일정 계획에 반영할 수 있습니다. 시간 추정은 현실적인 기준으로 이루어져야 하며, 넉넉한 여유 시간도 고려해야합니다.
4. 타임 블로킹(Time Blocking)
예상 시간과 우선순위를 고려하여 각 작업에 적절한 시간 블록(Time Block)을 할당하세요. 예를 들어, 오전 9시부터 11시까지는 업무 처리, 오후 2시부터 4시까지는 회의 및 협력 활동 등 다른 종류의 역할로 할당함으로써 전체적인 스케줄 조율과 집중도 개선이 가능합니다. 타임 블로킹은 자신의 일정 관리와 집중력 유지에 큰 도움이 됩니다.
5. 여유 시간 확보
예상보다 오래 걸릴 수 있는 상황이 발생할 가능성을 고려하여 여유 시간을 확보하세요. 처음부터 너무 무리하게 계획을 세우게 되면 나중에 반드시 어려움을 겪게 되므로 충분한 여유시간의 확보가 필수적입니다.
실생활에 적용 사례
1. 사전 준비
일주일 단위 스프레드시트 만들어서 갖춰주세요.
2. 시작하기 전
오늘 할 일 리스트 만든 후 어느 task 에 얼마다 할당 할 건 지 결정하세요.
3. 짧으면서 다양한 타임블록(Time Block)
15~30 분 정도의 타임블록이면 충분합니다.
4. 데이터 입력
task 와 관련하여 start time 과 end time 입력.
5. 회복
적당한 휴식시간 1~2회는 반드시 필요합니다. 그래도 너무 과할 것이라는 판단의 경우 추가 부분이나 앞부분을 줄여주세요
결론
일정 계획은 성공적인 역량 개발과 프로젝트 완료에 필수적입니다. 자신만의 방식으로 적용하며 융합/개조해서 사용하는 것이 좋으며 맞춤화된 접근법 찾기 위해서는 실제적인 적용과 실행 검토가 필수적입니다. 자신만의 스타일과 요구사항에 맞게 수정하여 최상의 결과를 얻으세요! 정확한 목록 및 우선순위 설정, 타임 블로킹 기법 등 사용은 보다 체계적인 생산력 향상 및 성공적인 프로젝트 완료를 돕습니다.
오늘부터 시작하여 일정 계획 습관 형성에 주저하지 말고 도전해보세요!
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